Инструкция по настройке фильтров и пересылки отчетов в Gmail
Данный процесс позволяет автоматически сортировать отчеты от Tableau по папкам получателей и перенаправлять их на соответствующие email-адреса.
1. Настройка фильтров для сортировки отчетов
Шаг 1: Открытие настроек фильтров в Gmail
Откройте Gmail под учетной записью администратора Tableau.
В строке поиска введите "from:Tableau" (если письма приходят с определенного email, укажите его).
Нажмите значок 🔽 (стрелка справа от строки поиска).
В появившемся окне настройки нажмите "Создать фильтр".
Шаг 2: Формирование условий фильтра
В поле "Тема" введите ключевые слова, например:
"Отчет Tableau – [Никнейм]"
(где [Никнейм] – это имя получателя, указанное в теме письма).
Можно также добавить фильтрацию по ключевым словам в письме.
Нажмите "Создать фильтр".
Шаг 3: Действия фильтра
После создания фильтра укажите, что делать с письмами:
Применить ярлык → Создать новый ярлык (например,
Отчеты Tableau).Переместить в папку → Создать вложенные папки по никнеймам (например,
Tableau Reports → User1, User2).Отметить как прочитанное (опционально, если не хотите видеть уведомления).
Применить этот фильтр к похожим письмам → Поставьте галочку.
Нажмите "Создать фильтр".
2. Автоматическая пересылка отчетов получателям
Шаг 1: Добавление получателей для пересылки
Откройте настройки Gmail (⚙ Настройки → Все настройки).
Перейдите в "Пересылка и POP/IMAP".
В разделе "Пересылка" нажмите "Добавить адрес пересылки".
Введите email-адрес получателя и нажмите "Далее" → "ОК".
Важно: Получатель должен подтвердить пересылку по ссылке, отправленной на его почту.
Шаг 2: Создание фильтра для пересылки
Вернитесь в Gmail и откройте Фильтры и заблокированные адреса.
Нажмите "Создать новый фильтр".
В поле "Тема" снова укажите ключевые слова, например:
"Отчет Tableau – User1"(для первого получателя).
Нажмите "Создать фильтр".
В следующем окне выберите:
Переслать копию письма на [email получателя].
Применить ярлык [Tableau Reports → User1] (чтобы отчет оставался в папке).
Нажмите "Создать фильтр".
Повторите процесс для каждого получателя.
3. Проверка работы автоматизации
Дождитесь следующего отчета от Tableau.
Проверьте, сортируется ли письмо в нужную папку.
Убедитесь, что отчет автоматически пересылается нужному получателю.
Получатели должны подтвердить, что письмо дошло корректно.
Итоговый результат
✅ Отчет от Tableau приходит в Gmail администратора.
✅ Фильтр автоматически перемещает письмо в нужную папку по никнейму.
✅ Пересылка отправляет письмо соответствующему получателю.